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最適なマンション管理実現の目指して活動中です! 

総会議事録署名人は誰がする?

投稿日:2013年07月17日

管理組合の最高議決機関である総会では通常、議長が議事録を作成することが規約によって義務付けられています。標準管理規約では「議長および議長の指名する2名の総会に出席した組合員がこれに署名押印しなければならない」とされています。つまり、総会に出席した組合員であれば、だれでも可と言うことになります。しかし実際にはどうしているかと言うと、理事の方を議長が指名することが多いようです。これは議案の内容を知っていること、議事録の署名捺印に慣れていること、後日の捺印を理事会時に行えるのでわざわざ回収する手間がかからないなど、理事会運営上の理由から、理事を指名するケースが多いと思われます。これはこれで、誤りではありません。ただ、通常の総会は理事会の決議を経て理事長が招集することから、議案の内容によっては、組合員の理解を得辛い案件や場合によっては利益相反することも考えられます。このような場合には、「身内」とも言える理事の方を指名することで、議事録の公平性、透明性を指摘されることもあり得るでしょう。従いまして議事録はいつも決まった理事だけではなく、状況を判断しながら、中立的な組合員の方に署名いただくなどの配慮もあってよいかと思います。

因みに、議事録に記載する内容についてですが、これには特に決められたものがあるわけではありません。総会の成立要件や議事の結果だけの簡単なものから、ICレコーダーで録音して、質疑のすべてを網羅するものまで、やり方は各組合に任されています。これについても署名人と同様、対立する可能性がある場合には、反対意見も含め、適正に記載されることが必要になると言えます。

★たかが議事録・・・ではありません。議事録は総会で揉める事態になった時には証拠となる重要なものです。状況に応じた適切な判断により議事録を残しましょう。

なぜ、総会に出席するのか?

投稿日:2013年02月23日

これから総会を迎える管理組合も多いことと思います。管理組合は年に1回、総会を開催し、決算や事業報告、次年度の予算や計画などが話し合われます。これは区分所有法に基づき規約で定められているものです。ではなぜ、総会に出席しなければならないのでしょうか。総会に出席すると次のようなことが見えてきます。

①管理組合のお金の動きと現在の残高 /②管理組合の事業(大規模修繕工事など)の状況 /③執行する理事会の状況(役員の顔ぶれ) /④管理している管理会社の状況  /⑤マンションが直面する問題 / ⑥将来における課題  / ⑦その他

よく「マンションは管理を買え」と言われますが、それはどんなに好立地であっても管理がうまく回っていないマンションだと資産価値は下落してしまいます。悲しいですが、これは現実です。この管理の状況を確認できる重要な機会が年に一度の総会なのです。では、もし総会に出席しないとどうなるかを考えてみましょう。

①お目付け役の区分所有者がいないことから組合運営に緩みが生じる。 /②管理会社も理事会も緊張感を欠き、手抜き管理に陥る /③状況によっては不正な経理や杜撰な運営も発生…

総会に出ることで、さらにこんな付加価値もついてきます。それは ①近隣の方との良好なコミュニケーションが図れる。/②共通の目的をもって進むことによる一体感の醸成  /③投資用物件であっては、普段顔を合わす機会のないオーナーさんたちと交流できる。/④失礼ながら高齢者には「脳の活性化」にも貢献できる。

このwebサイトを見に来られた皆様はマンション管理に前向きな方です。このような理由から、総会に出るメリット、いやメリットの前に出なければならない必要性がご理解いただけるのではないでしょうか。まずは総会に参加することをお勧めいたします。

 

大雪とマンション

投稿日:2013年01月28日

今日も首都圏の一部がうっすらと雪化粧しましたが、114日の大雪には悩まされた方も多かったと思います。寒冷地であれば、雪への対応にも慣れていますが、都市部では年1回降るか降らないかのため、なかなか雪に対する対応ができていないのではないでしょうか。

マンションでの雪への備えは次の2点です。

     スコップの常備:雪かきや歩行路を確保するための必需品です。自治体の除雪車は道路の除雪はしてくれても、敷地内のことはしてくれません。従って敷地内の雪かきが必要になることがあります。敷地の広さにもよりますが、大雪の場合にはひとりでの除雪作業は難しいため、何人かで作業する前提でスコップは複数本あったほうがよいでしょう。また一晩明けて、凍結し固く凍ったアイスバーン状態ではこれを崩すのに苦労します。そのために、最低1本はスコップの先の尖ったタイプがよいでしょう。

     融雪剤:融雪剤としては塩化カルシウムが一般的です。これを通路に撒くことにより、融雪効果は抜群です。寒冷地ではホームセンター等でいつでも購入できますが、地域によっては在庫がなくて、雪が降ってからではすぐに買えない可能性もあります。できれば前もって備蓄しておくのがよいでしょう。ただし塩化カルシウムはその名の通り、塩の成分を含んだ化学物質ですので、塩害の恐れがあります。機械式駐車場など鉄部では錆の原因になったり、花壇では植物に影響が出る場合があるので使用上の注意をよく確認のうえご使用ください。また塩化カルシウム以外の成分の融雪剤もありますが、こちらは割高になるようです。各マンションでの使い道を考えてご判断ください。

★雪が降り積もるのは、気温の関係から夜間が多いでしょう。夜間降り積もった雪で翌朝の歩行に支障が出るといった懸念が発生することがあるかと思いますが、この時、交通機関がストップしてしまえば管理員さんも駆けつけることができません。管理会社に任せきりきりでは埒が明かないことになります。こんなときは居住者で最低限の対応できるよう、日ごろから理事会などで話し合っておくのがよいですね。これは地震などの防災対応でも全く同じことです。

 

画期的自転車ラック登場!

投稿日:2012年09月24日
駐輪場の有効収納策として定番の自転車ラックですが、これまでの上下式の場合に上段の出し入れが「重い」「背が届かない」とご不便やご不満の声が上がっていました。そんなマンションに朗報なのが、「垂直移動式」のラックができたことです。下段と同じように自転車をラックにのせ、あとは手前のレバーを引いて垂直に持ち上げるだけ。持ち上げると言っても、従来の「ヨイショ」の掛け声とともに力で持ち上げるのとは異なり、力のないお年寄りでも簡単にあげられてしまうところが画期的なのです。これならば上にあげるのが「おっくう」で定位置に駐輪しないと言う悪しき習慣も、人気のない上段の空き状態も改善されるのではないでしょうか。

★居住者のニーズに応えた画期的なラックのですが、ただ一つの難点は価格です。従来型の倍近い金額には、驚かされますが、それでも利便性と収納台数をとるならば、一考の価値は十分あると言えるのではないでしょうか。

垂直に下ろした状態

垂直に上げた状態(意外に簡単にできるのがミソ・・・)

 

 

最近エレベータの中でみる三角形はなに…?

投稿日:2012年08月19日

 

エレベータの隅にあるこの三角形は「エレベータチェア」と言う非常用品の収納箱なのです。昨年の東日本大震災の後、脚光を浴びるようになったこのグッズ、中を開けると非常用懐中電灯やペットボトルの飲料水が入っています。そう、地震時などエレベータに閉じ込められた時のために必要なものが入っています。昨年の震災時には首都圏のマンションでも多数の閉じ込めが発生しています。多くのマンションでは翌日までに復旧しましたが、丸一日以上閉じ込められた話も聞きます。首都直下型大地震であれば救出までにさらに時間を要すると言われています。その様なときに活躍するのがコレなんです。では閉じ込められた時にもっとも必要なものはなんでしょうか? それは・・・。トイレなんですね。閉じ込められた時には飲料水よりもむしろこちらのほうが切羽詰まった問題になってきます。この中には緊急トイレとして専用便座と高吸水性ポリマーシート、トイレットペーパー、消臭剤が入っています。さらには同乗者がいても目隠しになる様に吸盤がついたシートまでついてまさに至れりつくせりになっています。普段は椅子としてちょこっと腰かけられるようになっています。
★一部の自治体では既に、管理組合に支給されているようですが、管理組合の防災を考える一つのアイテムとして検討の余地は大きいのでは。

 

監査報告書の宛先は誰?

投稿日:2012年08月18日

標準管理規約では監事は管理組合の業務執行と財産状況を監査して総会に報告することになっており、これが管理組合においては一般的です。ここで監査報告書の宛先を考えてましょう。考えられる先は①理事長あて、②理事会あて、③組合員あて の3パタ‐ンでしょうか。このうち①の理事長あてがよくみられるケースですが、これは誤りなのです。正解は③組合員各位です。その理由は、監事は理事会で選任されるのではなく、「総会」によって組合員から選任されるものですから、組合員に対して報告すると言うことになります。

監事の役割として会計監査と業務監査がありますが、ここで言う業務監査とはまさしく、理事会運営が適正にされているか否かを厳正に中立な立場で評価し、報告するものなのです。組合員の目線に立ち、公平・公正に透明な監査をすることが求められると言えるでしょう。もし理事会や理事長宛であると、理事会に不都合な事項を指摘してももみ消されてしまうなんて言うことも考えられますから・・・。

★監事は理事会に不正があれば総会招集を臨時に総会を招集しその状態を正すこともできる、いわば組合員の代わりに監視する正義の味方なんです。監事の存在はややもすると見落とされがちになりますが、とても重要な存在だということを頭の片隅においてください。もし管理組合で監事の役職についている方はその意義を理解してくださいね。

 

管理組合と自動販売機の設置

投稿日:2012年07月15日

▲エントランス前に設置された自動販売機

管理組合ではその会計の不足を補ったり健全な修繕積立金の確保のために、様々な取り組みがなされています。その一つに自動販売機の設置により、自動販売機設置会社からのコミッションを得る方法があります。マンション共用部分の場所を提供するだけで、設置から日常の商品補充や代金回収などのメンテナンスは全て自動販売機設置会社の負担で行います。電気代は管理組合の負担になるのが一般的ですが、近くにオフィスや学校がある。住宅エリアでも通行人が多い、コンビニが近くにない、工事現場が近くにある場合など結構な収入になります。マンションの立地が良い場合には、自動販売機会社から通常のコミッションに加え、特別の販促金の提供がある場合もあります。これら設置に際しては、総会手続を経る必要があります。また、標準管理規約では「使用料」に関しては、それらの管理に要する(自販機の管理のための)費用に充てるほか修繕積立金として積み立てるとされています。一般の管理費とは分けて会計することが健全化のためのポイントです。

居住者以外に販売される場合には、収益事業と考えるのが原則です。現状どこまでみられるのか曖昧なところもありますが、この点も踏まえて検討されるのがよいでしょう。この考え方は共用部分の駐車場外部貸し出しや携帯電話基地局設置協力金などでも同様です。

★なかなか言葉に表しづらい問題です。いろいろな実例、好事例があるのでともに考えていきましょう。

議事録の作成日とはいつのこと?

投稿日:2012年06月11日

総会や理事会の議事録の日付をいつにするか迷うことはありませんか。総会の議事録は区分所有法で議長が作成しなければならないと定められています。標準管理規約では議長は理事長が務めることになっていますので、通常は理事長が作成します。ただ実際には管理会社が議事録案を作成し、それに議長が署名捺印してから、議事録署名人が署名捺印するということになります。その観点からみると、議事録作成日と言えるのは、①総会の日、②議長が作成した日(=議長が署名捺印した日)、③議事録署名人が署名捺印した日のいずれかと言えます。議事録を総会当日に作成することがないこともないですが、総会の後日に作られるのが一般的です。と言うことから、明確に根拠が示されたものはありませんが、議事録作成日は総会の議長を務めた理事長が署名捺印した日付けとするのがよいのではないでしょうか。

★議事録は総会や理事会の正当性を証明する重要な書類です。後々になってのトラブル発生時や場合によっては訴訟など、その記載内容に影響されることもありますので、内容についてはしっかり確認してから署名捺印しましょう。

規約改定する時の問題とその対応

投稿日:2012年05月22日

管理規約は管理組合の「憲法」ともいえる重要なルールです。したがってこの管理規約の改定には区分所有者および議決権総数の3/4以上の賛成が必要になります。通常、規約改定の際は新旧の条文を対比させて、どの条文がどのように改定されるかを議案に明示して総会に諮ることになります。規約とはそれだけ重要な事項ですので、議案で通知した条文の表記が間違っていることはあってはならないのですが、どうしても、誤字や表現が明確でないなどが総会で指摘され問題となる場合があります。その場合に厳密な運用するばかりに、枝葉末節の表記にとらわれて、規約改定の主旨が活かされなくなるという事態になりかねません。そこで実務運用としては議案書に「改定の主旨に沿った範囲に限り、若干の字句の追加修正を承認ください」という但し書きを入れることも有効であると考えられます。もちろん主旨に反する追加修正は認められません。

★規約改定の際は、一言一句慎重に。条文に「但し書き」を入れる場合には、必ず本文に謳われている内容に限って「但し書き」するなどの注意が必要です。

マンションの植栽についてのワンポイントアドバイス

投稿日:2012年05月19日

マンションのパティオであったりちょっとした花壇であったり、わずかなスペースでも緑の環境があるかないかで物件の印象は大きく変わります。植物の種類はいろいろありますが、陽当たりなど環境面、水やりの手間、予算や管理員の勤務時間の制限など、問題は管理にどれだけ手を入れられるか、ということになってきます。そんな植栽の中で、比較的丈夫で手間をかけずにしかも安価なのが、「カクレミノ」です。メンテナンスするうえでも手間がかからないのがポイントです。

カクレミノ:ウコギ科の常緑樹。葉は濃緑で光沢があり、日陰にも丈夫で、花期の6月~8月にかけては花が咲き実をつける。鉢植えやマンションの植栽の定番。

★植栽は、住む人々の心を癒し、コミュニティの形成にも貢献します。そのマンションの環境にあった植栽により、心和む空間を実現させていきましょう。

バナースペース

マンション管理研究会

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